CAREBOOK CASE STUDY

CAREBOOKの導入事例

相談の機会を失わないためのケアブック

医療法人財団朔望会 リハビリテーションエーデルワイス病院

入退院支援室

副主任 櫻田 夏生さま
  • 回復期リハ
  • 地域包括ケア
  • 医療療養
  • 100〜399床

ケアブック導入で紹介母数が2倍に!

ケアブックの導入前はどのような点で悩みを抱えられていましたか?

櫻田さま:複数打診時に1件1件の打診に手間がかかる点と、先方の担当の方と電話のタイミングが合わないことが多々ある点が気になっていました。相談業務の現場はただでさえ忙しいので、そうした小さな時間のロスが積み重なるとなかなかスムーズに業務を進められず、不便に感じていましたね。


たしかに、相談業務は突発的な対応も多いですから、連絡ひとつにおいても折り返し等の手間が発生してしまいますね。そのような中でケアブックを導入された経緯を教えてください。

櫻田さま:連携先の日本大学附属板橋病院さまがケアブックを導入されるのに合わせて当院でも導入を決めました。現在は日本大学附属板橋病院さまとの調整業務をメインに使っています。


相談業務はまだ電話・FAXといったアナログな連絡手段が主流ですが、ケアブックを利用してみて相談業務がスムーズになった実感はございますか?

櫻田さま:その他の病院さまとのやりとりについては、当院も他院さまと同じく電話・FAXでの相談業務が主流ですので、全体としてケアブックの導入で大きく業務効率化ができた……というような実感は正直、まだあまりありません。ただ、ケアブックを導入してからは紹介母数が2倍程に増えた月もあり、今までよりも気軽に相談していただけるようになった実感はあります。一方で、紹介母数は増えても決定数は横ばいから微増に留まっているので、当院としてはそこが今後の課題と考えています。


電話・FAXでの打診と比べて時間や場所の制約がないので打診のハードルが低くなった、との声は打診元の病院さまからもうかがっています。

櫻田さま:当院のようなケアミックス病院の場合、打診いただいた病棟とは別の病棟でお引き受けできるケースもありますから、ケアブックを使ってそうしたご案内もしやすくなり相談機会の獲得につながっているなと感じますね。


具体的にはどのように相談機会の間口が広がりましたか?

櫻田さま:回復期で打診いただいたものの総合的な判断で、別の病棟でご案内させていただくことがありました。「とりあえずケアブックで打診しておけば、想定していた病棟でなくても、院内・法人内でカバーしてもらえる」と打診元の病院さまからもお声をいただいています。


ケアブックで、病棟ではなく病院同士のつながりが生まれたのですね。

櫻田さま:はい。ほかにも、打診元の病院さまに予め、オペ前に、患者さまの性別や年齢、オペの予定日などの簡易情報だけをケアブックに入力してもらったうえで打診いただき、こちらでベッドの空きを確認するというような使い方もしています。オペが終わったらその後の経過などを追加入力してもらうことで、やりとりがスムーズになりました。最後に打診元の病院さまに連絡をとった日時や内容などもケアブックのメモ機能に入力しているので「いつ連絡したか」「こちらから再度連絡すべきか」という確認や判断もしやすくなった実感があります。


「ケアブックでできること」が明確になりコミュニケーションがスムーズに

院内での情報共有についてはケアブック導入後に何か変化はありましたか?

櫻田さま:チャット機能でやりとりの内容を時系列で追えるので、担当外のメンバーが対応する際にもスムーズに情報共有ができるようになりました。今まで手書きでメモしていた内容や、メモに書き出すほどではないけれど気になっていた内容もとりあえずケアブックのメモに追加しておけば見てもらえます。また、案件ごとのメモが一覧できるようになっている点も、案件の進捗確認の際などに便利でよく使っていますね。


院内でも役立てていただけて光栄です。ケアブックはだいたい1日に何回ほどチェックされていますか? 導入前に「ずっとパソコンの前に張り付いていないといけないんじゃないか」と気にされる方もいらっしゃるので……。

櫻田さま:私は1日3回(朝・昼・晩に)確認するようにしています。ケアブックを確認したり更新したりするのにすごく時間や手間がかかる、ということは感じていません。内容や緊急性によっては今でも適宜電話を併用して業務を行っています。はじめは「電話とケアブックの両方で連絡することになって二度手間になってしまうのでは」と懸念していましたが、個人情報を扱うという業務の性質上、完全に電話での連絡をなくすのは難しいと気づきました。現在は導入当初に比べると、ケアブックで伝わる内容と電話のほうが伝わる内容の区別がつくようになってきて、円滑に使用できるようになったと感じています。


では、ケアブックでの連絡と従来の電話・FAXでの連絡のダブルラインになってかえって手間になってしまう、といった懸念は払拭されましたか?

櫻田さま:そうですね。使っていくうちに私たちも先方の病院さまも「どのような場合にはケアブックだけでなく電話でもフォローしたほうがいいのか」がわかるようになってきました。上手く電話を併用することで、ケアブックだけでは伝わりにくいニュアンスの意思疎通もできるようになってきたと思います。


人手不足解消や新たな相談の獲得に役立つツール

ケアブックをどのような病院さまに使っていただきたいですか?

櫻田さま:折り返しの電話をしたり院内で何度も情報共有をしたりといった手間が少なくなるので、人員が限られている病院さまは便利に使えるのではないかと思います。また、オンライン上でやりとりできる手軽さもメリットです。その手軽さから、今まで相談いただけていなかったような案件についても相談いただける機会が増えました。相談の間口を広げたい病院さまや、院内・院外の円滑な情報共有が可能なツールを探している病院さまは、ケアブックが役に立つ場面がきっとあると思います。


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