電話・FAXでの入退院調整が大きな時間的ロスに
ケアブック導入前は、入退院調整業務に関してどのような悩みをお持ちでしたか？
伴野さま：基本的に入退院調整業務における連絡手段は電話とFAXです。そのため、お互いの業務の状況などでなかなかスムーズに連絡をとりづらく、一つひとつの案件に対して時間をロスする要因になっていると思います。
永森さま：ただ、そうした状況はもはや相談員の業務の一部というか……。その点に対して疑問を持つことも今までありませんでしたね。
「入退院調整は電話とFAXで行うものだ」との考えが相談員の方々の中では一般的ということでしょうか？
伴野さま：そうですね。そのような、ある種の固定観念のようなものはあると思います。当院ではケアブックを利用していますが、業界全体でいえばまだ電話・FAXをメインの連絡手段として使っていますから。現時点では従来の電話・FAXと併用するかたちで入退院調整業務を行っています。
入退院調整業務の状況も今まで当たり前のものとして受け入れていたとのことですが、従来の業務に時間や手間を割かざるをえない状況で課題に感じていた点はありますか？
伴野さま：私たちだけではなく相談員なら誰しも常々感じていることではありますが……。他病院・他施設との連携や地域連携、患者さんやご家族への対応などに十分に時間を取れていないと感じています。その中で入退院調整業務もしなければならず、調整の電話連絡が遅れてしまう現状はありますね。
永森さま：特に医療ソーシャルワーカーだと緊急対応にもあたらなくてはならない場合もあるので、そのような場合に他病院への連絡が遅くなってしまうことはしばしばありました。
導入前は「ケアブックで情報のキャッチアップは可能か」との懸念も
ケアブック導入のきっかけは何でしょうか？
伴野さま：連携先の一つである日本大学附属板橋病院さまがケアブックを導入されると聞き、トライアルをしてみたことがきっかけです。
導入に際し、不安点や懸念点はありましたか？
伴野さま：導入前は「入退院調整に必要な情報をケアブックでキャッチアップできるのか」とやや懸念はありました。
永森さま：実際に使ってみて、やはり一部の情報はケアブックのチャット機能でのやりとりよりも電話のほうがニュアンスを含めて伝わりやすいこともあります。
伴野さま：使っていくうちにケアブックで十分に伝わる情報と電話などのほうが伝わりやすい情報の違いがわかるようになってきましたね。ツールを使いわけることで、当初思っていたような「きちんと情報をキャッチアップできるのか」という懸念はそれほど感じていません。
永森さま：フォーマットが決まっているので、誰でも項目に沿って入力すれば最低限必要な情報を先方に伝えることができる点は、打診のファーストステップのハードルを低くしてくれていると思います。業務に慣れていない方や新人さんにも使いやすいと感じますね。
伴野さま：そうですね。一方で打診される病院・施設側としては、場合によっては規定の項目だけでは不十分で「もう少し詳細な情報がほしいな……」と思うことはあります。
現時点（2020年12月）では、まだ打診側・受け入れ側ともに十分に満足いただけるとは言い切れない状況なので、そのような率直なご感想は大変ありがたく感じます。
ケアブックで電話の折り返しや認識の行き違いが減少
ケアブックを使ってみて業務に変化はありましたか？
伴野さま：大きな変化は、先方とのやりとりが記録として確実に残ることですね。
永森さま：口頭では伝わりにくい内容も文章として残っているので、認識や見解のズレが生じにくい点はありますね。細かなニュアンスを含む内容など口頭のほうが伝わりやすいものに関しては別途電話で共有すればよいので、やりとりがスムーズになった実感があります。
伴野さま：電話ではありがちだった「折り返し」もなくなってレスポンスが早まりました。メールやチャットのように自分の都合のよいタイミングで送信・返信できますから、とりあえずケアブックで情報共有をしておくような使い方ができます。そうすれば、その件については一時的に頭の外に置いていても問題ありません。「ケアブックに入力しておけば見てもらえる」という安心感というか。
永森さま：時間を気にしなくてよくなったのは、ケアブックを利用を始めて一番メリットに感じたことでした。連絡し忘れていた、ということがなくなりましたね。案件について翌日に持ち越さずに済むので、目の前の業務に集中できます。
情報共有においての正確性がアップするだけでなく、やりとりが今までよりもスムーズになったことで安心感が生まれた面もあるのですね。ケアブックで便利だなと感じた機能はありますか？
伴野さま：当院では主に受け入れ側としてケアブックを使っています。打診を受けた後の先方からのキャンセル通知がすぐに来るのはとても便利だと感じます。
永森さま：キャンセルになった患者さまに関する書類などを長い間残さずに済むので、書類の整理もしやすくなりました。
伴野さま：受け入れ側からすると、双方忙しい中で「この患者さまの件は今どうなっていますか」とは聞きづらいものですから……。先方が忙しいのはもちろん、私たちのほうも確実に受け入れられるかわからない状況で調整リストに入れるべきか否かの判断をするので、キャンセル通知で案件の対応がしやすくなりました。
永森さま：常に最新の情報を確認できるという点でいうと、当院の最新の待機状況を載せられる点も便利だと思います。打診側の病院に最新の情報を見てもらえるだけでなく、院内でも担当が決まっていない案件についてケアブック上で情報共有ができます。
常に状況が変わる現場だからこそ、最新の情報を掲載・確認できる当サービスを活用いただけているのですね。
業務効率化により生まれた時間でさらに「寄り添える支援」の実現を期待
今後、ケアブックに期待している点はありますか？
伴野さま：今後、現場においてケアブックでの情報共有がスタンダードになってくれば5年後、10年後の現場の変革につながるのではと期待しています。私個人としては、回復期リハからの打診がケアブックになることで、医療ソーシャルワーカーの業務内容や働き方が大きく変わると思います。ただ、この実現にはただケアブックを導入するだけではなく、私たち現場の認識も同時に変えていく必要があるかな、と。
ケアブックで入退院調整業務が効率化された場合、それにより生まれた時間でどのような業務に注力していきたいと思いますか？
伴野さま：一人ひとりの患者さまやご家族に対して今まで以上に時間をかけてサポートしていけたらと思っています。回復期は患者さまによって入院期間や治療やケアのゴールが異なりますし、ご家族の方も相談員に話を聞いてほしいと常に思われています。患者さまによって必要な支援の量や時間も変わりますから、より多くの支援を必要とする方にはそれに応えられる「寄り添える支援」を実現したいですね。
永森さま：私はまた別の観点からの展望になりますが、患者さまの情報管理をアナログからデジタルに一元化できるとさまざまな面で情報の利活用がしやすくなると感じています。特に当院のような電子カルテを導入していない病院だと、電話やFAXなどで得たアナログな情報を手動入力していかなければならないので……。もし、そうした情報をケアブックで入力・管理できるようになると集計時の負担が大きく減らせると思います。
伴野さま：導入する病院・施設が増えてケアブックがスタンダードになってくると、できることが増えそうですよね。今後ケアブックがメインの入退院調整業務支援ツールになれば、私たちの働き方も変わってくるはずです。