兵庫県姫路市にある姫路赤十字病院様は2023年8月からCAREBOOKを導入し、現在では転院調整の約9割にCAREBOOKを活用されていらっしゃいます。今回は、導入前の課題や導入後の業務変化に加え、入院前転院予約システムの取り組みについてもお話を伺いました。
転院実績の多い病院から段階を踏んで導入を推進
CAREBOOK導入のきっかけを教えてください。
河南様
当時の地域連携課長が近畿地方の赤十字病院で集まる会議に出席をした際に、CAREBOOKを導入していた病院から紹介を受けたことがきっかけです。当院もほかの病院と同様に、電話の繋がりにくさや入れ違いが多く発生していたり、FAXの誤送信問題があったりしたため、CAREBOOKの活用が効果的なのではないかと感じ導入を決めました。
ですが、クラウド上でのやり取りに変わることの理解を連携病院から得られるかという懸念がありました。そこで、まずは転院先の多い病院と小規模に利用を開始し、順々にほかの病院にも広げていくといった形で、段階を踏んでCAREBOOKの導入を進めていきました。
導入の効果はどのように感じていらっしゃいますか？
河南様
連携病院からは、なかなか繋がらない電話をしなくてよいのでやり取りがしやすくなった、書類をPDFでもらえるので文字潰れがなく見やすくなったなどの声をいただいています。折り返し電話や代表電話の交換が各ソーシャルワーカーに電話を繋ぐ負担もだいぶ軽減していて、私たちも電話の回数は大幅に減ったと感じています。
入院前からの転院調整で在院日数の短縮に貢献
姫路赤十字病院様で構築された「入院前転院予約システム」の取り組みについて教えてください。
山本様
入院前転院予約システム（以下、当システム）とは、入院前から退院を見据えた情報収集や意向確認を行い、その情報をもとにリハビリ病院に転院の予約をしておくという取り組みです。これは、2018年に当院の整形外科のクリティカルパスが3週間から2週間に見直されたことで、今後転院を要する方が増えてくるだろうと予想されたことを背景に構築されました。医師の紹介状を待たずに早くから転院先とやり取りすることで、患者さんが安心してリハビリを継続すること、双方のベッドコントロールを円滑にしていくことが目的です。特に整形外科は、入院や手術が予定された時点で転院が必要と医師が判断できることも多いため、事前に転院の予約をすることが可能であろうと考え、診療科とシステムを考案しました。
河南様
そもそも診療情報提供書なしに転院調整をするということは、通常ないことです。ですから、地域連携課長が整形外科医師と協働して主に回復期リハビリ病棟のある連携病院に訪問し、ご理解いただけるようシステムの概要を説明していきました。
入院前転院予約システムにおいて、CAREBOOKをどのように活用されていらっしゃいますか？
山本様
当システムで使用している転院予約情報提供書をカルテ上で作成しPDF化して、患者さんが希望するリハビリ病院へCAREBOOKを通じてお送りしています。入退院センターは、常に患者さんが出入りされており、専従のソーシャルワーカーが電話をかける際、個人情報に気を遣いながら話さなければなりませんでした。その点、CAREBOOKであればチャットでやり取りが済むので、周囲を気にすることなく調整できる環境はとても助かっています。
河南様
また、当院では手術するまでは入退院センター所属のソーシャルワーカーが担当し、入院後は病棟担当のソーシャルワーカーに引き継がれます。その際もCAREBOOK上で担当者名を切り替えればよいだけですし、今までのやり取りもすべてチャットに残っているので
引継ぎを行う業務負担も軽くなりました。そのような点からも、当システムとCAREBOOKとの相性は良かったのではないかと感じています。
入院前転院予約システムを導入し、どのような効果があったのでしょうか？
河南様
在院日数の短縮にかなり貢献してますね。もちろん受け入れてくださる連携病院のご理解があってこそなのですが、ほぼ予定通りに患者さんが転院されていくので、病床の回転率が上がり、手術をより受け入れられるようになっています。今はもうこのシステムがなければ、整形病棟は円滑に稼働しないだろうと感じています。
山本様
連携病院からは、ベッドコントロールがしやすくなった、ソーシャルワーカーが作成する転院予約情報提供書がわかりやすいので、通常の転院調整時にも添付してほしいなどといったお声をいただいています。
最後に、CAREBOOKの導入を検討している病院の方へメッセージをお願いします。
山本様
私たちは患者さんの個人情報を取り扱うので、常に慎重に業務に当たらなければなりません。ですが、CAREBOOKであれば誤送信してしまうリスクを軽減できるので、安心して業務を行っていただけるようになるかと思います。
河南様
当初は、電話が減ってしまうことで関係性が希薄になるのではないかという懸念があったり、導入当初はチャットの文面から細かなニュアンスを解釈することの難しさを感じたりもしていました。しかし、私たちは患者さんの情報を正確に伝えていきたいですし、連携病院側ではしっかりと情報収集したいという思いがあります。その手段としても、CAREBOOKはとても有効だと感じています。電話やFAXに加えて、これからの時代は医療機関においてもこうしたITツールをどんどん活用していく必要があるのだろうと思っています。