徳島県立中央病院様のある徳島市は人口約24万人、二次医療圏は44病院の都市です。近隣の大学病院に合わせ、2024年5月にCAREBOOKを導入いただきました。今回は患者支援センターの皆様にCAREBOOK導入前に抱えていた課題や、実際の効果などお話を伺いました。
より重篤な患者様を受け入れるため、転院調整1件に費やす時間を短縮させたい
CAREBOOK導入のきっかけを教えてください。
白神医師
当院では月に160件ほどの転院調整を行っていて、すべてを電話とFAXでやり取りをしていました。ですが電話回線も少なく、また受付の電話交換体制が変わったことにより電話が繋がりにくい状況が度々発生していました。当院のような急性期病院は、効率よく転院調整を行い、より重篤な患者さんをいつでも受け入れられる体制にしておかなければなりません。ですが、限られた人員の中で多くの調整を行わなければならず、スタッフ一人一人の業務負荷はとても大きいものでした。そのためには、1件の転院調整にかける時間を短縮しなければならないと思っていたのです。CAREBOOKのようなツールを活用することで、転院調整が円滑になり、在院日数の短縮にも繋がるのではないかと感じ導入を決めました。
また、同時期に近隣の大学病院もCAREBOOKを導入しようとする動きがあったことも決め手になりました。このようなプラットフォームは、多くの病院が同じツールを活用するからこそ効果をより発揮します。当院もCAREBOOKを導入することで、相乗効果が期待できると感じました。
導入にあたり、院内での障壁はありましたか？
白神医師
院内の決裁はスムーズに進んだ反面、現場の理解を得るには少し時間がかかりましたね。こうしたツールに苦手意識を持つスタッフもいたため、ITリテラシーの懸念もありました。
濱崎様
CAREBOOKの導入が決定し、実際に運用が開始されるまでの時間が1ヶ月ほどだったので、準備が間に合うのかといった不安はありました。また、ITツールに苦手意識を持ったスタッフもいるため、従前通り「電話のほうが楽なのでは？」という意見もありました。しかし、得意なスタッフが率先して操作に慣れ、苦手なスタッフにレクチャーしてくれたこともあり、思ったよりも早く受け入れてもらえた印象です。CAREBOOKの操作画面も非常に親しみやすく使いやすかったので、慣れるのにも時間がかからなかったのだと思います。
普段からやり取りされていらっしゃる連携病院からは、懸念の声などはありませんでしたか？
有馬様
今までのやり取りが、電話からチャットに置き換わってしまうことに懸念を感じられていた病院さんはいました。電話から伝わってくる熱量や細かいニュアンス、また電話で会話することで関係性が構築されたという面もあって、電話がなくなってしまうのは寂しいという想いだったようです。ですが、CAREBOOKに運用が変わったからといって電話が完全になくなるわけではないですし、関係性が希薄になったということもありません。
転院調整日数が2.45日短縮。連携病院の意思決定も早くなった
導入後の効果はどのように感じていらっしゃいますか？
濱崎様
当院では並行して複数の病院さんに打診するケースは少ないのですが、インフルエンザやコロナウイルスの流行時期にはどの病院も満床であることが多く、複数打診をするケースもあります。初回の電話をかけるときには、患者さんの入院経緯や家族背景、現在の身体状態を一つずつ説明していくので複数病院に打診する際はかなりの手間が発生していましたが、CAREBOOKであれば最初のフォームに必要事項を入力するだけで打診が完了します。今まで通り電話とFAXで転院調整をしていたら、とても時間がかかっていたのではないかと思います。
白神医師
CAREBOOKを導入してからは転院調整にかかる日数を可視化させ、導入前後の調整状況を比較できるようにしました。すると、調整依頼をしてから転院先に打診するまでの時間、転院先に打診してから転院可否の返事をもらうまでの時間、転院可否の返事をもらってから実際に転院するまでの時間、いずれの時間も短くなっており、転院調整日数が最大月2.45日短縮されていることがわかりました。チャットにより情報交換の簡便化が図られたため、当院だけではなく受け入れ病院側の意思決定も早くなったからだと考えています。また、転院調整日数の短縮により月あたり32人分の空床を確保できる試算であるため、それだけの機会損失を防ぐことにも繋がっているのではないかと思います。
CAREBOOKを使って転院調整をしている連携病院からは、どのような反応がありましたか？
坂野様
繋がるかどうかわからない電話を毎回かけるよりも、チャットでやり取りできるので調整が本当に楽になったと聞いています。特に月曜日は休み明けであるため、電話がパンク状態で繋がらないことも多々ありました。些細な確認をするにも、電話が繋がらないことが原因で調整日数が伸びてしまうこともあります。当院としても月曜日の朝イチに先方からのレスポンスを受け取ることができるようになり、調整がスムーズに進むようになりました。
濱崎様
現在、iPadでもCAREBOOKを使えるように院内の準備を進めているところです。次年度は病棟にいる際もiPadから打診をしたりチャットを確認したりと、iPadも活用しながらより効率よく転院調整ができるような環境を整えていきたいですね。