2022年10月からCAREBOOK（ケアブック）をご利用いただいている京都第二赤十字病院様は、京都市内の後方連携病院だけではなく周囲の急性期病院とも協力し、CAREBOOKの運用体制の構築に努めておられます。今回は地域医療連携・入退院支援課・課長の田淵様と係長でMSWの村松様に、CAREBOOK導入前に抱えていた課題や効果的に活用していくための取り組みなどについて、お話を伺いました。
目指したのは業務効率化と転院調整日数の短縮
まずはじめに、ケアブックを知ったきっかけと導入しようと思った経緯をお伺いできますでしょうか。
村松 様
当院の転院件数は年々増加傾向にあって、毎月100～140件の転院調整をMSW9名で対応しています。急性期病院なので転院調整では複数打診が基本で、個人のPHSと固定電話7台（4回線）が鳴りっぱなしという状況でした。特に当院は三次救急ですので社会背景が複雑な患者様もおられ、連携病院に多くの情報を伝えるため、電話対応が長引くこともありました。
電話でのやりとりは時にニュアンスの違いで混乱をきたすことがあったり、自分宛ではない電話の伝言メモを残す必要があるなど、現場では転院調整業務の効率化が課題となっていました。
田淵 様
管理者目線では、転院調整日数の短縮という課題がありました。ただ患者さんは疾患・症状的に重症の方や社会背景の複雑な方の支援もある中で、病院からは在院日数削減が求められていました。対策を検討する中で、転院調整期間の短縮はMSWだけで改善できるものではなく、多職種で取り組む課題ではあるのですが、まずはMSWが最終調整を行う「転院依頼～実転院」までの期間短縮において何ができるかを考えていました。
そんな時に、大阪赤十字病院でCAREBOOKを導入したことを耳にしました。さっそく、大阪赤十字病院の担当者に話を聞いたところ、CAREBOOKを導入することで、転院までにかかる日数を少しでも短縮することができるのではないかと感じたのです。現場のスタッフからすれば、調整日数の短縮を重視することに抵抗感を感じたと思うのですが、管理者としてはいかに調整日数を短縮して、病院の稼働率を上げていくかを考えなければならない立場でもあります。
ただ本当にCAREBOOKの導入を受け入れてもらえるか不安もありました。しかし現場に提案したところ、現場からも「ぜひ導入しましょう」と業務効率化に向けて強い思いを確認できたので、"導入するかしないか"ではなく、"導入してからいかに運用体制を構築していくか"を考えるべきだと思い、導入に踏み切りました。
また、すでに隣接する大学病院がCAREBOOKを導入していたので、地域で同じシステムを導入した方が、周辺の連携病院にとっても利便性が上がると考えたんです。なので、同じ課題を抱えていた京都第一赤十字病院にもお声掛けし、検討を重ね2つの赤十字病院で運用体制の構築に努めていきました。
継続して効果的な運用を行うために連携会を開催
CAREBOOK導入時、連携先の病院様の反応はいかがでしたでしょうか？
田淵 様
当初、連携病院側の反応はあまりいいものではありませんでした。おそらく、電話やFAX以外で転院調整をしたことがないので、イメージがまったくつかなかったこともあると思います。急性期病院側の一方的な都合の良いシステムなのでは？という印象もあったのではないでしょうか。
村松 様
クラウドを使用することで、「転院調整が事務的なものになる。ソーシャルワーカーらしい支援ができない」と、連携病院の方から導入をためらう声も聞かれました。そのため当院としてもCAREBOOKを導入する趣旨を理解していただこうと導入説明会の際には各病院に電話で参加をお願いし、広報活動にも力を注ぎました。
また、急性期病院側からの一方的な打診とならないよう、いかに継続して効果的な運用ができるかを探っていった結果、当初36だった導入病院数も今では60病院となり、京都市内の転院調整はとてもやりやすい環境が整いました。
転院件数が増える中でも調整日数の短縮に貢献
ケアブック導入後、どのような効果を感じていらっしゃいますか？
村松 様
やはり電話の件数はかなり減ったと感じます。ですが私たちとしても急ぎのケースや、直接お伝えしたいことがある際には電話でもやり取りしています。導入して１年がたちますが、スタッフ皆が従来の電話やFAXでのやりとりとCAREBOOKそれぞれのメリットを理解して、上手に併用することができるようになりましたね。それと、チャットでの情報のやり取りは自分の隙間時間に返事ができますし、クラウド上に書類を添付することも簡単なので助かっています。
またCAREBOOKでは、各スタッフの転院調整内容をほかのスタッフも見ることができることが利点です。当院ではスタッフが休む際、休みのスタッフのCAREBOOKを確認する担当者を決めています。そうすれば、急な調整を必要とするケースが放置されるということもありません。
田淵 様
CAREBOOKを導入したことで電話・FAX業務が大幅に減り、業務効率化としての成果は達成できています。そして、もう一つの導入目的であった転院調整日数についても成果が現れていて、昨年上半期に比べて転院調整件数は増加しているにも関わらず、1件あたり約2.5日の短縮ができています。
業務効率化・転院調整日数の短縮のほか、感じられている効果はありますか？
田淵 様
全体的な転院件数も増えていますし、診療報酬が改定されるごとにMSWの専従・専任要件が増していて、MSWは専門職として多くのチーム医療活動に関わる業務が求められています。そのような中でも、CAREBOOKを導入してから1人あたりの残業時間を１か月あたり4時間弱削減することができています。転院調整業務を効率化できたことによって、本来のMSW「患者支援」の時間に費やすことができ、より患者様やご家族とのコミュニケーションの時間を取ることができています。
村松 様
残業時間が減ったことは、自分自身も感じています。もちろん、若手のスタッフの成長など様々な側面があったと思いますが、総じて皆、早く退勤できるようになっていますね。やはり残業時間が多いと、今の若い世代やこれからMSWを目指す方々がこの仕事を続けていくことは難しいと思います。CAREBOOKを使うことで、MSWが働きやすい環境を整えることができるのではないでしょうか。
MSWの皆様の働き方にも貢献でき、大変嬉しく思います。
最後に、今後CAREBOOKに期待することがあれば教えてください。
田淵 様
本システムを運用させて頂いて１年になりますが、今では転院調整の７割以上をCAREBOOKで調整しており、当係での運用が定着してきました。今後は機能分化が進んでいくなかで、急性期病院における転院調整業務はより短期間にスムーズな調整が必要になることで、出し側病院・受け側病院双方の現場目線での利便性の向上と管理者目線での導入効果が重要になってくると思われます。CAREBOOKを活用することで、現場の病院間同士の連携は今まで以上に構築されてきました。引き続き、患者様へ質の高い支援・調整を心がけて、連携先病院に繋いでいければと考えています。