焼津市立総合病院様のある静岡県焼津市は、人口約13万人・医療圏内の病院数は13病院の都市です。今回は患者支援室の皆さまと、CAREBOOK（ケアブック）の導入準備にあたって院内でサポートいただいた病院経営戦略課の藤田様に、抱えていた転院調整業務の課題やCAREBOOK導入後の効果について、お話を伺いました。
実際の利用を通してCAREBOOKのメリットを実感
まずはじめに、CAREBOOKを知ったきっかけをお伺いできますでしょうか。
八木様
転院調整を行う中、ほかの病院との連絡手段は電話とFAXがほとんどでした。ですが、担当者不在による折り返しの電話の多さや、言った・言わない問題や伝達ミス、FAX送信作業の手間などがあり、もっと効率的に転院調整を行いたいという想いが常々ありました。そのような時、当院のシステム担当である藤田からCAREBOOKのことを紹介してもらったんです。みんなで検討した結果、私たちが抱えていた課題を解決できるかもしれないと感じて、詳しいお話を伺ってみることにしました。
藤田様
私が経営戦略課にいた際、CAREBOOKの話を耳にしたことがあり、転院調整クラウドがあることを知りました。システム担当になってから患者支援室と席が近くなり、実際に退院調整を行っているスタッフの話を聞いてみると、患者支援室で抱えている課題がCAREBOOKで解決できるのではないかと感じ、導入の提案をしたのです。
焼津市立総合病院様は行政母体の病院ですが、新しいシステムを導入するのに苦労したことはありませんでしたか？
藤田様
市立病院なので、予算外のシステムを年度の途中で入れることには苦労しましたね。ですが、なるべく早くCAREBOOKを導入したほうが業務効率化の効果が出るはずだと確信していたので、上の者へ説明と交渉を重ねていきました。
八木様
新しいシステムを導入するのはなかなか難しいこともあるのですが、当院の場合、患者支援室の医師がCAREBOOKに理解を示してくれたのがありがたかったですね。なので、「まずはやってみよう」と踏み切ることができました。
ちょうど利用開始時はコロナ全盛期で、打診件数が実際どのぐらいあるのかを掴みきれない状態でした。それがCAREBOOKで一元化できるようになりましたし、打診してから転院するまで何日かかっているのかを可視化できるようにもなりました。実際にCAREBOOKの利用をする中でメリットを実感することができたので、次年度以降も導入をしていくことを決めました。
また、静岡県では焼津市立総合病院様が初めてのCAREBOOK導入病院となりました。
当時は周辺地域での導入実績がない中、懸念や不安などはありませんでしたか？
藤田様
県内ではまだCAREBOOKを導入した病院がないと聞いていたので、それなら「我々が県内一番手を取りに行こう！」という気持ちで、あまり不安はなかったですね。
全国で見ると焼津市と同規模医療圏での導入実績もあったので、当院でも進められると感じていました。
チャットという新たな連絡手段の選択肢
CAREBOOK導入後、どのような効果を感じていらっしゃいますか？
中山様
チャットで連携を取る機会が増えたので、電話はだいぶ減ったなという印象はあります。ですが、電話が減ったからといって連携病院との関係が希薄になったと感じることはなく、CAREBOOKも一つのツールという感覚で活用することができています。必要であれば電話もFAXもしているので、そこに＋CAREBOOKと捉えているスタッフが多いのではないでしょうか。CAREBOOKだけに固執するのではなく、それぞれのツールを上手に使い分けているように感じています。
八木様
連携病院からの反響としては、紹介状がPDFファイルで送れるようになり文字がすごく鮮明に写るようになったので、スタッフはもちろん医師からも好評だと聞いています。また、チャットで進行状況の確認がしやすくなったり、言った・言わないがなくなってミスも生じにくくなりましたね。あとは、すべての案件の進捗が可視化されているので、担当不在時に突発的なことが起きてもほかのスタッフでも対応ができるようにもなったのも、大きなメリットだと感じています。
中山様
また、CAREBOOKの一番のメリットは複数打診ができることだと思うのですが、当院では、単独で打診するケースがほとんどです。やはり地域的なこともあって、複数打診をすると遠方の病院に決まってしまう可能性もあるため、明らかに重症患者で判定に落ちてしまう可能性が高いとき以外は、単独打診で転院調整を行っています。ですが、単独打診であっても電話の回数を減らすことができたり、チャットでやり取りすることで経過を残すことができたりといった効果を感じることができています。
単独打診であってもCAREBOOKのメリットを感じていただけているのですね。
このほか、感じられている導入後の効果がありましたら教えてください。
藤田様
実は、医療相談スタッフの残業時間を導入前後で比較してみたのですが、大きく削減することができています。残業時間が年間約750時間削減できる見込みで、これは昨年度の残業時間の概ね半分になります。
八木様
電話の折り返しを待ってるだけという時間もなくなったので、私自身も残業時間が減っている肌感覚があります。それに、「電話に出なければチャットしておこう」という選択肢が増えたことで、要件の伝え漏れも減りましたね。
連携病院にとっても転院調整の効率化ができている
導入時、スタッフの方々や周辺病院の反応はいかがでしたか？
中山様
私も含め、連携病院との調整は電話とFAXが当たり前の環境でした。なので、スタッフの中には少なからず新しいシステムへの抵抗感のようなものはあったようにも思います。ですが、これから新卒の職員が入ってくるなど若手が増えてくる中で、ITを活用した調整業務にも挑戦していこうという意見もあったので、前向きに導入を進めることができました。
八木様
連携病院の方々とはもともとよい関係性ができていて、CAREBOOKのお話をした際にも協力的な姿勢でした。説明会でCAREBOOKのメリットを感じていただけたのか、すぐに話を通していただき、早い段階でよい返事が返ってきましたね。
最後に、CAREBOOKの導入を検討されている病院様へメッセージをお願いします。
八木様
CAREBOOK導入後、今まで電話に費やしていた時間が他の業務に当てることができているので、当院だけではなく周囲の連携先病院にとっても、効率よく転院調整ができているという反響をいただいています。今後もCAREBOOKを活用して、円滑で効率的な退院調整業務に努めていきたいと思います。