愛知県でCAREBOOK（ケアブック）初導入事例となった中部労災病院様。慢性的な人員不足の中、担当者一人あたりの転院調整に関する業務負担が非常に大きくなっているという課題を抱えていらっしゃいました。そのような状況で導入したCAREBOOKは、どのように中部労災病院様の業務を変えていったのでしょうか。メディカルサポートセンターの皆様にお話を伺いました。
「デメリットを感じていない」という先行導入病院の感想が後押しに
CAREBOOK導入の背景を教えてください。
鈴木 美代子様
当院では看護師が在宅に帰られる患者さんの調整を行い、それ以外の転院調整を医療ソーシャルワーカー（以下、MSW）が担っています。私は昨年度メディカルサポートセンター室長を務めていたのですが、その頃からMSWは月に120件前後の転院調整を3名で行っていて、業務量に対して人員が足りていないという大きな課題がありました。結果として、体調不良などで1名が休むとほかのスタッフの負担がさらに増え、調整中の案件だけで業務が手一杯になってしまい、なかなか日中に専門の施設や病院に連絡ができないなどの状況が見受けられていました。そうした状況を、増員以外で対応できないかと体制も含め検討していた時にご紹介いただいたのがCAREBOOKでした。
CAREBOOKの導入にあたって、懸念されていたことはありましたか？
竹内様
現場スタッフの目線で言えば、本当に私たちの手間が省けるのだろうかと疑問に感じていました。そのような中、先行してCAREBOOKを導入していたほかの労災系列の病院にヒアリングをしてみると、電話の折り返し待ちがなくなり案件の持ち越しが解消されたということや、導入のデメリットは感じていないという感想を聞くことができ、当院のCAREBOOK導入の後押しになりました。
CAREBOOK導入が電話中心の体制見直しのきっかけにも
導入後の効果はどのように感じていらっしゃいますか？
竹内様
連携先の病院からCAREBOOKの感想を聞いてみたところ、チャットに文字として情報が残るから薬剤名などを間違えない、添付機能により写真が鮮明に見えるようになった、チャットでのやり取りで時間の制約がなく連絡ができるといったメリットを感じていただいているようです。当院としても、CAREBOOK導入後は今までの体制を見直し、電話連絡が必須であった調整からCAREBOOKに軸足を移していきました。
導入初期にあった連携病院からの反応として、実際にCREBOOKで転院打診を行っても、チャットでお断りの連絡をするのは失礼なのではと思われる連携病院が多かったんです。しかし、お断りの度に電話のやり取りをしていては、CAREBOOKを導入して業務体制を変えた効果が薄れてしまいます。なので当院では、そこは気にせずにCAREBOOKのチャットでご連絡くださいとお伝えしています。今は電話が少なくなったことで、緊急用件やより重要な電話連絡を逃さずに取ることができるようになっています。
松尾様
導入当初は、まだCAREBOOKで打診できる病院数が少ない時期だったので、電話でも転院の打診や調整を行っていました。ですが、圧倒的にCAREBOOKで相談できる病院のほうがやりやすく時間のスムーズさがありましたし、記録で残るので言った・言わないといった問題や細かい時間などの確認も間違いなく行えるといったメリットを感じていました。看護師の業務に加えて転院調整を行っているので、どうしても電話連絡だとほかの業務が止まってしまうことも多々あります。なので、自分のタイミングのいい時にやり取りができる点は、すごくメリットだと感じています。
鈴木 美代子様
愛知県では当院が初めてCAREBOOKを導入したのですが、徐々にほかの急性期病院にも導入が広がり、連携先の病院も広がりを見せています。近隣の急性期病院の方が、当院にCAREBOOKの導入状況を知りたいと見学に来てくださることもあります。また、私たちも多くの方にCAREBOOKを知っていただきたいので、愛知県の退院調整看護師の会でCAREBOOKの事例を発表させていただきました。その際にも興味を示してくださった病院が多かったので、やはり電話やFAXを中心とした転院調整からクラウドなどを活用した転院調整をしたいと思っている病院が増えてきていることを感じています。
今では「CAREBOOKなしで転院調整はやっていけない」という状況に
最後に、CAREBOOKの導入を検討されている病院へメッセージをお願いいたします。
竹内様
当院の転院調整に関わるスタッフや、導入いただいた連携先の病院から言われているのは、「CAREBOOKなしで転院調整はやっていけない」という状況にまで至っているということです。やはり急性期病院としては、ある程度の業務効率化は求められてきます。その部分でCAREBOOKのようなシステムを活用していくことは、自分たちの業務負担軽減に繋がっていくとお伝えしたいですね。
松尾様
私は看護師として転院調整に関わっていますが、慣れない業務の中でもCAREBOOKは操作がとても簡単で使いやすいシステムなので、転院調整業務に不慣れな人でもすぐに業務に入っていけるメリットがあると感じました。CAREBOOKの導入が進めば進むほど連携が取りやすくなり便利になっていくと思っているので、さらに広がっていくことを願っています。
鈴木 美代子様
新たに人を雇用することとシステムを導入することを比較すると、システム導入のほうが費用的なメリットが大きいと感じています。医療機関でも個人の働き方が尊重されるようになってきていますので、全国的にCAREBOOKの導入が進んでいているのは、そういった背景もあるように思います。今後、ますますCAREBOOKのようなクラウドシステムを使った転院調整が増えてくるはずです。ですから、莫大な費用をかけることなく導入できるものであればシステムを導入をして、効率化できる部分はシステムを活用し、人にしかできない業務に時間を使ってほしいですね。