北海道で初めてCAREBOOKを導入された函館五稜郭病院様。CAREBOOK導入前から地域の周辺病院とは連携を強化されており転院調整業務にも注力されていましたが、業務自体に大きな課題感を感じていらっしゃいました。今回は地域連携・PFMセンター長の船山様にCAREBOOK導入後の効果や多職種連携の活用についてお話を伺いました。
「なかなか席を外せない」そんな現場の状況を打開したい
まずはじめに、船山様の業務内容をお伺いできますでしょうか？
「地域連携PFMセンター」という一般的には入退院支援室にあたる部署でセンター長を務めています。PFMとは“Patient Flow Management”の略で、予定入院患者の情報を入院前に把握し、入院・治療を経て自宅に帰るまでに抱えるリスクの解決に早期に着手すると同時に、病床管理を合理的に行うこということです。スタッフにもそれを強く意識してもらうために、「地域連携PFMセンター」という部署名を掲げています。
もともと地域連携や患者支援に力を入れていらっしゃったんですね。
そのような中、CAREBOOKを導入しようと思った経緯をお伺いできますでしょうか。
当院のMSWの業務を見ていると、電話に追われていて席を外すことも難しい状況でした。電話の折り返しなどに時間を取られていて、そこをどうにか改善しなければ仕事の生産性が向上していかないと感じていました。最初は個人にPHSなどを携帯させることも考えましたが、病棟などに出ているときに電話がかかってきてもすぐに出られず、結局折り返しとなってしまいます。やはり、電話とFAXの業務自体を入れ替えなければならないという思いがありました。
ちょうどその頃、CAREBOOKのことを知って興味をもち、詳しい話を聞いてみようと問い合わせました。話を聞いてみると、私自身が理想とするシステムのイメージとCAREBOOKがピタリと合致したんです。そこで、まずはCAREBOOKを導入してMSWの業務を効率化させ、そして生まれたマンパワーを患者さんやご家族への支援に費やしていこうと考え、導入に至りました。
スタッフの皆様や周辺病院の方々の反応はいかがでしたか？
ベテランのスタッフであるほど、最初はCAREBOOKへの抵抗感がありました。それは、そもそも電話やFAX以外で調整することが考えられないからだと思うんです。一歩引いて見てみると非効率さの原因が電話であることは明白なのですが、スタッフ自身は電話とFAXでの調整が当たり前と思っているので、そこに時間を取られているという意識があまりないんですよね。最初は抵抗感があったとしても、まずはCAREBOOKを使ってもらえば便利さに気がつくはずだと思っていましたし、スタッフにもそのように伝えていきました。
また、当院でCAREBOOKを導入する以上、連携する病院にもできるだけ導入していただきたいと思っていました。なので、一番最初に考えたのは、どうやってすべての連携先の病院にCAREBOOKを導入してもらうかということでしたね。その点ですごく良かったのが、打診を受ける方に関しては利用料がかからないこと。なので当院としてもご紹介しやすかったし、導入してもらいやすかったです。今は連携病院の9割でCAREBOOKを導入していただいています。
CAREBOOKは「コミュニケーションツール」。情報共有ツールと切り分けて活用
CAREBOOK導入後、業務はどのように変わりましたか？
一番の変化は、CAREBOOKでのチャットという選択肢が増えたことで電話が減ったことですね。スタッフの体感では、7〜8割ほど電話が減ったと感じているようです。実は、導入当初はチャットを送っても連携先の病院に見てもらえないのではないかという懸念もありました。ですが、当院でCAREBOOKを転院調整業務の基本ツールにしたことで、転院の打診はCAREBOOKを通して行うものという意識を持っていただくことができました。
また、CAREBOOKは転院調整業務に沿った仕組みになっているので、情報を入力する欄にも無駄がありません。必要な情報だけを入力するだけなので、今まで必要以上に調整に時間をかけてたスタッフはサマライズした入力フォーマットで打診することで効率化が図れますし、逆にあまり時間をかけてこなかったスタッフは必要な情報をきちんと打診先に届けることができるようになりました。こうした点も、電話のやり取りが減っていることに繋がっていると感じています。
函館五稜郭病院様では地域医療機関ネットワークサービスの「ID-Link」を導入されていらっしゃいますが、CAREBOOKとどのように使い分けをされているのでしょうか？
まず決定的に違うと思っていることは、ID-Linkは「情報共有ツール」であり、CAREBOOKは「コミュニケーションツール」であるということです。ID-Linkは、患者さんの診療情報をいかに安全な形で相手側に見せるかに主眼が置かれていて、コミュニケーションを取ることを前提としていないんです。同じクラウドサービスであり、診療情報や患者情報をやり取りする際に使用される一見似たようなサービスに見えるのですが、お互いに役割や目的が異なるので、そこはうまく切り分けて活用していけると思っています。
目指すのは転院調整の標準化
転院調整業務における今後の展望について教えてください。
個人的に今後取り組んでいきたいのが、転院調整のさらなる標準化です。電話とFAXが少なくなって業務は効率化されていますが、そもそも調整自体が上手くできていないと何往復もチャットでやり取りしなければならなかったり、電話でのやり取りが増えてしまったりということも出てきてしまいます。せっかくCAREBOOKを導入しても、調整が標準化されなければ効率化されたとは言えないと思うんです。スタッフによって調整の仕方は様々なので、どのスタッフも標準化された調整ができるようにしていきたいですね。